Für welche Unterlagen wird eine notariell beglaubigte Übersetzung verlangt?

Veröffentlicht am 16. September 2026 · Lesezeit etwa 8 Minuten

Der Unterschied zwischen beglaubigter und notariell beglaubigter Übersetzung gewinnt erst dann Bedeutung, wenn klar ist, bei welcher Stelle das Dokument eingereicht wird. Dieselbe Urkunde kann bei einer Behörde in beglaubigter Übersetzung angenommen werden, während eine andere die notarielle Beglaubigung verlangt. Dieser Beitrag stellt die in der Praxis häufigsten Dokumentenarten zusammen und nennt für jede, welche Stufe der Beglaubigung erwartet wird.

Zunächst die Unterscheidung

Beglaubigte Übersetzung, das bedeutet: Der befugte Übersetzer bestätigt die Übersetzung mit eigenem Stempel und eigener Unterschrift. Notariell beglaubigte Übersetzung, das bedeutet: Diese Übersetzung wird zusätzlich notariell beglaubigt; der Notar bestätigt nicht den Inhalt der Übersetzung, sondern die Befugnis und die Unterschrift des Übersetzers. Die Unterscheidung zwischen beiden haben wir ausführlich in unserem Vergleichsbeitrag behandelt; er erläutert die Grundlogik, hier gehen wir Dokument für Dokument vor.

Unterlagen, bei denen die notarielle Beglaubigung in der Regel verlangt wird

Bei den folgenden Gruppen verlangen die Behörden meist die notarielle Beglaubigung. Das letzte Wort hat dennoch die jeweilige Stelle; eine Rückfrage vor der Antragstellung ist der günstigste Schritt.

• Personenstandsurkunden: Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden; Ehefähigkeitszeugnis; Personenstandsregisterauszug.
• Bildungsnachweise: Diplom, Notenübersicht, vorläufige Abschlussbescheinigung — bei Anerkennung und Einschreibung.
• Handelspapiere: Zeichnungsberechtigung (Unterschriftenverzeichnis), Handelsregisterunterlagen, Gesellschaftsvertrag, Gewerbebescheinigung, Vollmachtsurkunden.
• Vollmachten und Verpflichtungserklärungen: insbesondere wenn sie bei Grundbuch-, Firmen- und Gerichtsvorgängen verwendet werden.
• Fahrzeug- und Zulassungspapiere: Zulassungsbescheinigung, Eigentumsnachweis, Schreiben von Vertragswerkstätten und Konformitätsbescheinigungen.
• Justizunterlagen: Gerichtsentscheidungen, Führungszeugnis, Unterlagen aus Zwangsvollstreckung und amtlicher Zustellung.
• Gesundheitsunterlagen: Befunde und Beschlüsse von Ärztekommissionen, die einem amtlichen Vorgang zugrunde gelegt werden.

Fälle, in denen die beglaubigte Übersetzung meist genügt

Nicht jedes Dokument erfordert Notarkosten. In der Praxis wird die beglaubigte Übersetzung allein angenommen bei: Übersetzungen zur internen Information eines Unternehmens, technischen Dokumentationen und Bedienungsanleitungen, Handelskorrespondenz und Angebotsunterlagen, informativen Anlagen zu wissenschaftlichen Aufsätzen und Bewerbungsunterlagen sowie Website- und Werbetexten. Wer diese Unterscheidung von Anfang an trifft, vermeidet unnötige Notarkosten unmittelbar.

Die Kette bei Dokumenten für die Verwendung im Ausland

1. 1

   Original des Dokuments

   Das Dokument wird mit aktuellem Datum bei der zuständigen Stelle eingeholt. Auszüge mit altem Datum werden von den meisten Behörden zurückgewiesen.

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   Beglaubigte Übersetzung

   Die Übersetzung in die Zielsprache wird angefertigt; die Namensschreibweise muss genau mit der im Pass übereinstimmen.

3. 3

   Notarielle Beglaubigung

   Die Übersetzung wird notariell beglaubigt. Notariell beglaubigte Übersetzung — unsere Seite dazu erläutert den Ablauf.

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   Apostille oder konsularische Legalisation

   Wird das Dokument in einem Vertragsstaat des Apostille-Übereinkommens verwendet, ist eine Apostille erforderlich; andernfalls die konsularische Legalisation. Apostille und konsularische Legalisation — auf unserer Seite dazu finden Sie die Einzelheiten.

Stelle für Stelle: Wer verlangt was?

Präsidium für Migrationsverwaltung: Bei Akten zur Aufenthaltserlaubnis und zur Staatsangehörigkeit werden für ausländische öffentliche Urkunden die notariell beglaubigte Übersetzung und die vollständige Beglaubigungskette verlangt. Hochschulen und Anerkennungsstellen: für Diplom und Notenübersicht die notarielle Beglaubigung; bei einigen Studiengängen zusätzlich die konsularische Legalisation. Handelsregister: bei Unterlagen ausländischer Gesellschafter und der Muttergesellschaft ist die notariell beglaubigte Übersetzung die Regel, bei informativen Anlagen genügt die beglaubigte Übersetzung. Grundbuchämter: bei Vollmachten und Ausweispapieren ist die notarielle Beglaubigung zwingend; beim Vorgang selbst wird zudem die Begleitung durch einen Übersetzer verlangt. Gericht und Zwangsvollstreckung: für ausländische Unterlagen zur Vorlage bei Gericht die notarielle Beglaubigung; in der Verhandlung wird Gerichtsdolmetschen. Banken: bei der Kontoeröffnung richtet sich die Anforderung an Ausweis- und Adressnachweise nach der Politik des jeweiligen Hauses; eine Rückfrage in der Filiale vor dem Antrag ist der schnellste Weg.

Zeitplanung und Lieferung

Die Übersetzung selbst dauert bei den meisten Dokumenten nur kurz; den Zeitplan bestimmen die Auslastung des Notariats, die für die Apostille zuständige Stelle und die Versanddauer der Unterlagen aus dem Ausland. Deshalb bauen wir die Reihenfolge von hinten auf: Steht der Termin Ihres Antrags fest, rechnen wir zurück, an welchem Tag welche Unterlage vorliegen muss. Bei mehrsprachigen Akten führen wir eine Terminologieliste, damit derselbe Begriff in jedem Dokument gleich wiedergegeben wird; die Schreibweise von Personen- und Behördennamen wird auf eine einzige Referenz festgelegt — den Pass.

Die häufigsten Fehler

Abweichende Namensschreibweise. Im Pass steht eine Schreibweise, im Dokument eine andere — genau daran scheitert die Akte. Vertauschte Reihenfolge. Die Apostille kommt nicht einfach nach der Übersetzung; in welcher Phase welches Dokument den Vermerk erhält, richtet sich nach der Dokumentenart. Teilübersetzung. Auch Stempel und Vermerke auf der Rückseite gehören zur Übersetzung. Unnötige Notarkosten. Gibt sich die Stelle mit der beglaubigten Übersetzung zufrieden, entfällt der Gang zum Notar.

Der Preis richtet sich nach Anzahl der Dokumente, Sprachpaar und den amtlichen Gebühren des Notars; da die Gebührensätze jährlich angepasst werden, nennen wir hier keine Beträge. Senden Sie uns die Liste Ihrer Unterlagen, dann teilen wir Ihnen im Gespräch schriftlich mit, bei welchem Dokument die notarielle Beglaubigung tatsächlich erforderlich ist und wie hoch der Gesamtbetrag ausfällt.